Ak zamestnanec nepotrebuje služobné auto na každodennej báze, ale skôr nepravidelne, je výhodnejšie si prerátať náklady na prenájom vozidla, ktoré by mohli vychádzať oveľa výhodnejšie. Keď si totiž pripočítame náklady za správu, dane, servis, poistky a mnohé ďalšie, veľmi ľahko zístíme, že prenájom auta pre zamestnanca na služobnú cestu bude lepší.

Na čo má teda zamestnanec nárok a čo všetko bude potrebovať?

Jedna z najdôležitejších informácií pre vás ak sa chýstate na služobnú cetu prenajatým autom je tá, aby ste nezabudli prenajať si vozidlo s fakturačnými údajmy na Vašu firmu. Rozhodne neprenajímajte auto na svoje meno, čiže ako fyzická osoba. Firma bude mať veľký problém so zaúčtovaním doklado, ktorý je vystavený na meno zamestnanca. Práve preto je dôležité prenajať vozidlo pod hlavičkou firmy. 

Autopožičovňa, ktorá vozidlo prenajíma určuje podmienky prenájmu. Lepšie autopožičovne, ktoré väčšinou pôdobia pod medzinárodnou značkou vám v cene prenájmu sprostredkujú aj diaľničnú známku, servis a či iné dodatočné služby. Faktúra za prenájom vozidla však nie je súčasťou cestovných náhrad. Je to samostatný náklad, ktorý sa účtuje mimo služobnej cesty zamestnanca. Zároveň je to pre zamestnávateľa daňovo uznaný výdavok.

Čo ďalej? Na čo ďalšie má zamestnanec nárok?

Podľa Zákona o cestovných náhradách je zamestnávateľ povinný poskytovať zamestnancovi náhradu výdavkov, ktoré mu pri služobnej ceste vzniknú. Hlavnú zodpovednosť za prenájom auta a má zamestnavateľ, no nikdy nie je na škodu mať uzatvorené poistenie zodpovednosti za škodu, aby ste v prípade nehody vo veľkej miere vyhli zrážke zo mzdy. Rôzne pripoistenia, ktoré vás kryjú vedia dnes už byť započítané v cene prenájmu, preto je dôležité sa vopred informovať čo kryje poistka autopožičovne a čo vaša zamestnanecká poistka.

Po skončení služobnej cesty si zamestnanec vyúčtuje cestovné náhrady tak, ako to robí bežne. Vyúčtuje si aj diéty a všetky ďalšie náklady na pohonné hmoty. Zamestnávateľ si teda uplatňuje náklady na pohonné hmoty podľa cien, ktoré sú platné v čase ich nákupu, a vzhľadom na najazdený počet kilometrov.

Ak nie sú dohodnuté podmienky inak, zamestnanec má nárok využiť toto prenajaté vozidlo iba na služobnú cestu, a teda z miesta do miesta, na ktoré bol vyslaný. Tým pádom sú aj jeho skutočné kilometre sledované podľa satelitného systému sledovania prevádzky vozidiel. Čo sa týka tankovacej karty, pokiaľ ju zamestnanec dostane na natankovanie na služobnej ceste, môže s ňou disponovať tak, ako za všetkých iných okolností. Čiže je možné auto tankovať aj s tankovacou kartou, pokiaľ to tankovacia karta dovoľuje. V inom prípade postupuje zamestnanec jednoducho tak, že tankuje s vlastnou hotovosťou alebo platobnou kartou, prípadne firemnou platobnou kartou alebo zálohou hotovosti od zamestnávateľa. Ak používa na úhradu pohonných hmôtvlastnú hotovosť, tieto náklady si následne musí vyúčtovať v cestovnom výkaze.

Či už teda ide zamestnanec na služobnú cestu služobným autom, ktoré firma má alebo autom, ktoré si na danú služobnú cestu prenájme, pre zamestnanca sa tým veľa nelíši. Ba práve naopak, častokrát práve spoločnosť, ktorá sprostredkúva prenájom vozidla, poskytuje výhodnejšie podmienky, čo sa týka servisu či údržby. Zamestnanec je teda maximálne chránený a môže sa plne sústrediť na jeho pracovnú cestu.